Avec le développement du e-learning, le passage de certifications professionnelles à distance est devenu incontournable. Pour les organismes certificateurs et les organismes de formation, l’assurance de la présence du bon candidat et de l’absence de triche pendant le déroulement est un véritable défi. Exemple d’une mise en place d’une solution avec ENI service qui utilise le service de surveillance de TestWe depuis presque 2 ans.
Une évolution du mode de passage des certifications est en marche
Avant le développement des plateformes de passage d’examens à distance, ENI service devait prévoir la présence d’un surveillant pour les temps de certification. Cathy Frappas, Responsable service E-learning & Certifications raconte.
« En général, la solution était de faire passer la certification directement après la formation, dans le même module. Donc cela prenait du temps sur l’apprentissage ».
L’autre méthode était donc d’organiser cela en téléprésentiel poursuit-elle :
« C’est une solution qui pourrait paraître archaïque aujourd’hui mais qui était finalement adaptée aux moyens de l’époque. On mettait en face de chaque candidat un formateur ou un surveillant qui pouvait s’assurer que le passage de la certification était correct ».
Les moyens humains limitaient évidemment le nombre d’examens.
Une solution de proctoring pour généraliser l’examen à distance
Pour résoudre cette problématique de ressources humaines et répondre au besoin toujours plus important de passage de certifications, l’idée d’automatiser la surveillance a été proposée.
« Il fallait une solution qui puisse répondre aux mêmes critères de sécurité qu’une surveillance humaine précise Cathy Frappas, ainsi la vérification de la pièce d’identité ainsi que du candidat est automatisée. Pendant l’épreuve, le son de la pièce, des images ou des vidéos sont enregistrés. La solution nous alerte s’il y une suspicion de dysfonctionnement. Il nous revient la responsabilité de valider ou d’invalider l’épreuve. Nous pouvons ainsi apporter en moins de 7 jours l’information attendue par le candidat : a-t-il obtenu sa certification ? »
Une certification passée en OF ou à la maison
L’automatisation de la surveillance est utilisée aussi bien dans les espaces d’examens proposés par nos partenaires organismes de formation (OF) qu’au bureau ou à la maison.
Cathy Frappas précise :
« Il faut dans tous les cas un lieu silencieux, isolé. Il n’est pas question par exemple de passer une certification à distance sur un open space. La caméra, le micro de l’ordinateur du candidat capterait trop d’éléments parasites. Même chose en centre de formation, nous demandons aux médiateurs ou formateurs présents de quitter la pièce pendant l’épreuve ».
Les droits du candidat sont respectés
Chaque candidat reçoit avant de passer sa certification un guide de l’utilisateur. Les images sont analysées par une personne de ENI Service et surtout, les données ne sont conservées qu’un mois. C’est le temps de purger d’éventuels recours des candidats notamment.
Les avantages de la surveillance à distance d’une certification
La mise en place de cette solution a réduit considérablement le coût administratif notamment le nombre d’heures de gestion des dossiers des candidats mais aussi le temps de formateur…surveillant.
Une gestion automatisée des certifications
Cathy Frappas décrit ainsi tout le processus d’examen :
« À partir du moment où le candidat ou l’organisme de formation a validé l’inscription, l’outil va envoyer les convocations avec un code examen qui ouvre la plateforme pendant 15 jours. La surveillance est interfacée avec notre plateforme de passage des certifications via des API. Ainsi, la totalité des centres partenaires ont accès à la solution, ils sont plus de 800 ».
Si l’épreuve n’a pas été réalisée pendant les 15 jours, l’application de gestion dispose d’alertes pour avertir l’équipe de surveillance d’Eni. Un système de relance a été mis en place pour prolonger une session d’examen (+ prolongations possibles ou relancer le candidat, en fonction de ses actions, des mails sont ré-envoyés au candidat).
Au moment de l’épreuve, le candidat va présenter sa carte d’identité à la caméra afin de vérifier que c’est la bonne personne qui s’est présentée. Ensuite pendant tout l’examen, des images sont enregistrées. Ces images sont étudiées par un examinateur de manière asynchrone, dans les 24 heures. La certification est alors validée ou invalidée. Elle passe ensuite dans le circuit habituel de correction. Le candidat est prévenu dans les 7 jours de ses résultats.
Une aide au développement pour l’organisme certificateur
La digitalisation des certifications entre dans sa deuxième « saison ». Aujourd’hui, le rythme de croisière d’inscriptions aux différentes certifications proposées est de 1 700 à 2000 par mois. En 2023, il y a eu 14 000 passages. L’année 2024 devrait sans aucun doute battre ce chiffre !
En savoir plus :
Les certifications proposées par ENI Service sont dans le domaine de l’informatique : les suites bureautiques, les logiciels de création mais aussi plus largement les logiciels et les plateformes IT (serveurs, systèmes d’exploitation, progiciel, etc.).
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