3 salariés et dirigeants d’OF nous partagent leurs expériences face à l’IA. Comment l’ont-ils intégré dans leur fonctionnement, leur formation et leur process qualité ?
Quels impacts ont-ils pu mesurer ? Comptent ils aller plus loin ces prochains mois ?
Nos 3 témoins
Johann Vidalenc : Directeur pédagogique de Garance et moi, Rédacteur pour Digiformag et membre du copil d’OF Connect.
Pauline Klein : dirigeante de la Boite à Indés
Aline Deschamps : Fondatrice de Confor
Qu’est-ce qui vous a poussé a intégrer l’IA au sein de votre OF ?
Johann :
« Dans la mesure où nous travaillons sur les transitions professionnelles, il n’était pas concevable de passer à côté d’un sujet aussi structurant que l’IA qui va avoir un impact fondamental sur la plupart des métiers à court ou moyen terme. Nos accompagnements ne peuvent pas occulter ces sujets, et au contraire doivent s’en servir pour augmenter leur impact. Le fait que la Direction s’en soit saisi en a fait un véritable axe stratégique qui nous a donné des moyens et du temps pour expérimenter et implémenter l’usage de ces outils dans notre quotidien de travail. »
Pauline :
« L’intégration de l’intelligence artificielle dans notre organisme de formation a été motivée par plusieurs facteurs :
– Notre veille technique nous pousse régulièrement à tester et appréhender de nouveaux outils. l’IA fait partie de ces tests, nous nous sommes rapidement rendu compte qu’elle nous offrait des capacités de personnalisation avancées qui améliorent l’expérience d’apprentissage de nos membres. En utilisant des outils d’IA, nous construisons des programmes et parcours mieux adaptés aux besoins individuels de nos formateurs et de nos stagiaires, grâce à l’IA nous leur fournissons des recommandations et des contenus adaptés à leurs parcours spécifiques.
– Au sein de notre OF, l’IA nous permet d’optimiser l’efficacité administrative et la gestion des tâches répétitives en automatisant de nombreux processus, cela libère du temps pour notre équipe afin qu’elle puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement de nouveaux contenus pédagogiques et l’accompagnement personnalisé des formateurs.
– l’IA nous permet de rester à la pointe de l’innovation dans notre écosystème. En intégrant ces technologies, nous montrons notre engagement envers l’amélioration continue et l’adoption des meilleures pratiques pour servir notre communauté d’entrepreneurs indépendants. »
Aline :
« Nos formateurs sont également des professionnels exerçant dans le domaine du numérique. Ce sont donc eux, utilisateurs de l’IA dans leur quotidien pro et convaincus de son intérêt, qui ont commencé à tester son usage pour la partie formation et cela a été adopté par tout le monde. Nous avons même construit tout un cursus de formation dédié à l’usage de l’IA pour différents publics, aussi bien développeur informatique que chef de projet, responsable administratif ou dirigeant, et bien sûr formateur. »
Quels outils et process avez-vous mis en place ?
Johann :
« L’acculturation et la professionnalisation des équipes a été un premier pas. Nous avons mis en place des formations adaptées à nos besoins métiers pour l’ensemble des salariés.
J’ai également animé plusieurs ateliers d’échanges de pratiques pour nos prestataires, notamment dans le cadre de l’accompagnement au bilan de compétences. Il s’est agit à la fois de discuter de la façon dont l’IA apporte une plus-value à l’accompagnement, mais également d’aider à outiller le bénéficiaire dans leur projet professionnel (par exemple pour de la recherche d’emploi, préparer un entretien ou trouver des pistes métiers).
L’autre point important était de se synchroniser sur le cadre déontologique et éthique de l’IA, spécifiquement en ce qui concerne l’usage des données personnelles et sensibles.
La seconde phase a consisté à tester plusieurs outils IA sur les différents pôles de la structure avec un retour d’expérience à 6 mois qui a permis d’identifier ceux qui avaient une réelle plus-value, ceux qui devaient passer sur des versions payantes ou ceux qui doivent être creusés davantage.
Ces REX seront faits régulièrement, car les outils et usages évoluent très rapidement. »
Pauline :
« Nous ne travaillons pour le moment avec les outils d’IA qu’à “la demande” pour les constructions de textes de communication (Réseaux sociaux), ou encore quelques pistes de scénarios pédagogiques. En revanche, nous automatisons déjà de nombreuses tâches administratives et souhaitons encore étoffer ces actions qui nous font gagner beaucoup de temps au bénéfice de notre accompagnement auprès des formateurs. Par ailleurs, nous sensibilisons nos formateurs à ce que l’IA peut leur permettre de faire et disposons déjà de quelques formations sur l’IA Gen à destination des entreprises et des indépendants. »
Aline :
« Nous avons tout d’abord testé la création complète d’une formation avec l’IA, qui a servi de base pour la suite. Nous avons d’ailleurs créé une formation complète sur l’usage de l’IA à destination des formateurs, qui peut être suivie par tous nos formateurs.
En termes d’outils, nous utilisons principalement chatGPT et le Playground d’OpenAI. L’intérêt principal du Playground est qu’il permet de créer et réutiliser des “contextes” complets (ex: règles générales d’un quizz, plan de formation, …) ce qui fait gagner un temps précieux à nos formateurs. Nous utilisons aussi la génération d’images pour produire certains de nos schémas ou illustrations de formation. Enfin, nous commençons également à utiliser ces outils pour la gestion de notre OF, principalement pour toutes les tâches répétitives, notamment la production de certains documents réglementaires. »
Quels impacts cela a eu sur votre gestion quotidienne et vos formations ?
Johann :
Le gain est significatif sur la production de contenus (pédagogiques et marketing notamment), l’aide à la réflexion stratégique, l’efficacité professionnelle (gestion des mails, gestion du temps, rédaction de compte rendus, corrections orthographiques et syntaxe…).
La création de bots capables de générer de l’assistance 24/24 et 7/7 a également été une de nos grosses avancées, notamment sur le volet pédagogique. Cela permet de compléter l’assistance humaine dont la vocation est de se positionner en assistance de niveau 2 sur des situations à plus grande complexité. Le gain de temps reste pour l’heure à relativiser. Il est réel, mais il est pour l’instant limité dans la mesure où l’expérimentation et la montée en compétences est chronophage pour les équipes. Il devrait se faire davantage sentir avec un peu plus de maturité organisationnelle. »
Pauline :
« Grâce à l’IA nous gagnons beaucoup de temps sur notre gestion quotidienne et cela nous permet de conserver l’image d’un OF agile et à la pointe de l’innovation.
L’automatisation de nos tâches administratives a considérablement réduit la charge de travail de notre équipe, permettant une meilleure allocation des ressources humaines vers des activités plus stratégiques.
Les apprenants bénéficient d’un parcours de formation plus personnalisé et interactif, ce qui augmente leur engagement et leur satisfaction. A l’avenir, les outils d’analyse de données nous fourniront des insights précieux sur les performances des formations et les besoins des apprenants, afin d’ajuster nos programmes en temps réel. L’utilisation de l’IA nous permettra de répondre plus rapidement aux évolutions des besoins de notre communauté, en adaptant les contenus et les supports de formation de manière agile. »
Aline :
« L’impact de l’IA chez “CONFOR – Conseil et Formation” est principalement un gain de temps et de qualité. Nous avons pu automatiser de nombreuses tâches répétitives et réduire grandement le temps de relecture des documents par exemple. Cela nous a aussi surtout permis de nous consacrer sur la valeur ajoutée, le partage de connaissances, plutôt que sur la production documentaire et sa mise en forme. »
Qu’aimeriez-vous tester ces prochains mois comme nouvelle implémentation ?
Johann :
« La génération de vidéos et plus globalement tous les outils qui permettront d’avoir davantage de variétés pédagogiques sur nos plateformes de formation et permettront de travailler plus vite et mieux sur tous les chantiers de création et refonte pédagogique. »
Pauline :
« Parmi les projets IA sur le long terme, nous souhaitons explorer l’exploitation de l’IA pour aider à la création de contenus pédagogiques, en générant des supports interactifs et en suggérant des mises à jour de nos programmes basées sur les dernières tendances et recherches, ainsi que l’intégration de techniques de gamification pilotées par l’IA pour rendre les formations encore plus engageantes et motivantes pour les apprenants. »
Par ailleurs nous nous intéressons aussi à des outils comme :
Un chatbot ou un assistant virtuel : Pour répondre aux questions courantes des membres et offrir un support 24/7. Ces outils nous aideraient également à guider les utilisateurs vers les ressources appropriées en fonction de leurs besoins spécifiques.
Un système de recommandation : En utilisant des algorithmes d’IA pour proposer des modules de formation et des ressources personnalisées aux apprenants en fonction de leur historique de formation et de leurs intérêts.
Une base d’analyse de données et de reporting : Un outil d’analyse pour suivre les progrès des apprenants, identifier les domaines nécessitant une amélioration et ajuster nos programmes de formation en conséquence nous permettrait de mieux adapter nos processus en continu.
Aline :
« Nous aimerions aller plus loin dans l’automatisation des process administratifs car nous nous sommes pour l’instant surtout concentrés sur la partie formations. En termes d’outils, tout ce qui concerne la production de vidéo et de mini-jeux reste un terrain encore à explorer qui nous semble très prometteur. »
>>> Pour plus de partage d’expérience sur l’IA, rejoignez notre communauté OF Connect et son canal de discussions dédié à l’intelligence artificielle.
Photo de Jonathan Kemper sur Unsplash
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