Il explore comment concilier exigence Qualiopi et autonomie du sous-traitant, sans franchir la ligne rouge du salariat déguisé.
Pour un organisme de formation (OF), ils sont une chance. Une expertise pointue qu’on ne pourrait pas toujours salarier à plein temps. Parce qu’on n’en a ni les moyens, ni un besoin permanent. Mais ils sont aussi une forme d’inquiétude silencieuse : « Vont-ils vraiment respecter notre promesse pédagogique ? »
« Sont-ils à la page des dernières méthodes et outils, comme l’IA ? »
« Et si, face aux apprenants — en présentiel comme en distanciel — ils faisaient un peu trop “à leur sauce ? »Dans ce cadre, vouloir les « professionnaliser » (ou les inciter à se professionnaliser pour être plus exact) est un exercice d’équilibriste juridique. Parce qu’entre l’exigence de Qualiopi et le risque de requalification en contrat de travail, la ligne de crête est étroite.
La sélection : plus qu’un CV, un « pacte de valeurs »
Tout commence avant même la signature du contrat. Souvent, par urgence, on recrute un formateur sur sa seule expertise métier.
C’est là que le bât blesse.
La sélection doit devenir un système d’accord mutuel qui repose sur au moins trois piliers :
- Les compétences pédagogiques : Ne jugez pas seulement le fond. Maîtrise-t-il les outils d’animation à distance ? Sait-il gérer l’attention d’une classe virtuelle après 14h ? Comment motive t-il un stagiaire en décrochage ?
- Le référentiel commun : Présentez vos références théoriques (neurosciences, psychologie, modèle Kirkpatrick…) et vos partis pris pédagogiques. S’il les ignore ou les rejette, la collaboration sera un combat permanent.
- L’alignement des valeurs : Si votre OF prône l’interactivité et le travail en petit groupe, un expert qui délivre un monologue descendant risque de dégrader la promesse vendue à vos clients
Créez une « grille d’auto-positionnement » (via un simple formulaire) que l’intervenant remplit avant l’entretien. Cela l’oblige à nommer sa pratique et à s’accorder sur votre lexique pédagogique avant même de signer.
L’onboarding : créer un « port d’attache » numérique
Le jour où le prestataire démarre, il ne doit pas se sentir comme un étranger de passage. L’onboarding est le moment crucial où vous installez le cadre de qualité sans imposer de lien de subordination. Pas toujours évident !
Puisque beaucoup travaillent à distance, cet accueil peut être digital et structuré.
L’idée est de mettre à disposition un espace partagé où il trouve :
- Le kit de bienvenue : Vidéos de l’équipe, guides pédagogiques, liste des outils à dispostion…
- La boîte à outils : Tutoriels sur vos plateformes, supports de formation…
- La clarté des rôles : Qui contacter en cas de bug ? Qui valide les supports ?
Casser les silos : l’interaction comme moteur
L’un des plus grands biais en OF est de laisser les formateurs d’un côté et le reste de l’équipe, souvent salariée, de l’autre. Si on a vocation à devenir soi-même une « entreprise apprenante » (ce qui peut avoir du sens pour un OF), il faut savoir provoquer des collisions.
Cela peut passer par organiser des échanges collectifs qui mélangent les différentes fonctions de l’OF : le commercial qui vend, l’ingénieur pédagogique qui conçoit et le formateur qui anime.
Le bénéfice du décloisonnement :
- Le commercial comprend les limites du terrain.
- Le formateur comprend les promesses faites au client.
- L’ingénieur pédagogique ajuste le dispositif grâce aux retours “vécus”.
En impliquant le sous-traitant dans cette réflexion (sur la base du volontariat), vous ne le commandez pas : vous l’investissez.
La veille partagée pour passer du devoir à la création de valeur
Les indicateur 23, 24, 25 (voire 26) de Qualiopi nous demandent de faire de la veille. C’est souvent perçu pour beaucoup d’OF comme une corvée administrative qui nous oblige à formaliser ce qu’on fait souvent naturellement. Et si on en faisait un levier d’engagement ?
Un exemple concret : vous pouvez proposer à vos intervenants un espace de veille partagée et même organiser des sessions périodiques de veille partagée (optionnelle bien entendu).
Le principe : partager ses découvertes de ressources, évènements, questionnements sur sa pratique et échanger collégialement.
Ex : « On a repéré cet article sur les outils IA applicables en formation, qu’en pensez-vous ? »
Par expérience, un RDV trimestriel me semble une bonne périodicité entre le volume de contenus à partager et l’investissement temporel des un(e)s et des autres.
Avantages : en proposant ce flux, vous positionnez votre OF comme un centre de ressources. Le formateur y gagne une veille gratuite et pertinente. En retour, il vous nourrit de ses découvertes. C’est le cercle vertueux de la montée en compétences sans la contrainte hiérarchique.
Le feedback : de l’évaluation froide à la montée en compétences
Etre certifié Qualiopi implique que, si vous recourez à de la sous-traitance, tous les critères établis par le référentiel national qualité doivent être respectés (indicateur 27). En clair : mêmes niveaux d’exigences qualité quel que soit le statut des personnes intervenant sur vos prestations. On peut le faire de façon froide, ou on peut le faire avec intelligence.
Ainsi, au delà des éléments formels que l’on peut récupérer périodiquement ou au moment du recrutement (CV, diplôme attestation de formation, veille…), le feedback est un des éléments qui a le plus d’impact sur les changements de pratiques. Il existe plusieurs types de feedback et plusieurs façons de les verbaliser :
- Positif pour valoriser des pratiques
- Constructif pour induire une amélioration dans la pratiques
- Recadrage pour corriger un comportement problématique
Une bonne pratique est de faire après chaque session ou périodiquement une analyse des questionnaires de satisfaction et d’en proposer des restitutions individuelles aux formateurs. on peut bien sur s’appuyer sur des outils, des automatismes ou encore de l’IA pour analyser en amont les indicateurs qualité et les verbatims des stagiaires.
Un exemple de feedback : « « En regardant le déroulé de l’autre jour, j’ai remarqué qu’il y a eu un petit “ventre mou” au moment de la séquence 2, avec pas mal de questions redondantes. Forcément, ça a un peu cassé la dynamique et vous avez dû courir sur la fin de matinée pour rattraper. On pourrait peut-être retravailler le support pour qu’il soit plus “auto-porteur”. Ça te permettrait d’avancer plus sereinement sans être interrompu toutes les deux minutes, tu en penses quoi ? »
Bien entendu, je ne vais pas faire de l’angélisme ici. Si malgré les feedback répétés des intervenants ne parviennent pas à se mettre au niveau, il faudra parfois remettre en question la collaboration.Pour conclure
Professionnaliser ses intervenants, ce n’est pas chercher à les cloner. On accepte qu’ils soient des électrons libres, mais on s’arrange pour être l’organisme pour lequel ils ont vraiment envie de travailler.
Le secret pour ne pas déborder du cadre contractuel ? C’est de troquer le « Tu dois » contre le « Voilà comment on gagne ensemble ».
C’est parfois moins simple que de donner des directives à ses salariés. C’est même beaucoup plus exigeant pour nous, les OF. Mais, par expérience, c’est la seule façon de garantir une qualité qui tient la route sur la durée, et de maintenir des intervenants engagés et fidèles dans le temps.
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