C’était attendu avec une forme d’impatience non dissimulée par de nombreux acteurs de la formation. Si elle était plutôt attendue à l’été dernier, la sortie du nouveau guide de lecture de la certification Qualiopi, la 8ᵉ version, a été très fortement commentée.
Mais ces commentaires sont-ils à la hauteur des modifications apportées ?
Pas de changement au niveau du référentiel Qualiopi
Petite précision utile avant de démarrer : on a beaucoup parlé de « la V8 de Qualiopi ». Cette dénomination est pourtant inexacte. En effet, le référentiel de la certification n’a absolument pas bougé. C’est bien le guide de lecture du référentiel, venu apporter des précisions sur l’appréciation du référentiel, qui est nouveau. CQFD.
Son application ne sera en revanche effective qu’à partir du 23 janvier 2024.
Une volonté d’être davantage compris
Ce qui frappe à la lecture du nouveau guide de lecture, c’est sa volonté d’être davantage facilitateur et de mieux guider l’aspirant certifié Qualiopi. Celui-ci vient également en complément de la FAQ Qualiopi mise à jour en septembre dernier qui apportait déjà de nombreuses précisions, notamment sur les situations de « nouvel entrant ».
Ce qu’on retient de ce nouveau guide :
Sur la forme : des contenus plus aérés, des cadres de couleurs pour mieux visualiser certains éléments clés (ce qui cause une non-conformité par exemple), un glossaire mis en bas de page pour chaque indicateur, plutôt que noyé dans les autres éléments textuels, ou encore des Nota Bene qui apportent des précisions utiles quand cela est nécessaire.
Aperçu guide de lecture Qualiopi
Sur le fond, pas mal d’ajouts sur l’audit en lui-même :
Des indications plus précises sur le déroulé de l’audit.
Des indicateurs audités chronologiquement…ou pas en fonction des liens de cohérence avec leur objet (en clair, on s’adapte en fonction de la situation de l’organisme).
Un élément de preuve pertinent peut être utile sur plusieurs indicateurs (Ex : un programme de formation ou une convention de formation).
Un échantillonnage réalisé pour chacune des actions auditées (Ex : si on fait de la formation et de la VAE)
Un rappel sur le fait que l’audit porte sur la qualité des processus et non sur l’action de formation. Confusion souvent faite dans le domaine…
Le rôle de l’auditeur consiste à apprécier si les exigences sont bien mises en œuvre et non pas veiller à ce que tous les éléments de preuves listés sur le guide de lecture soient présents le jour de l’audit.
Une mise à jour massive des fiches indicateurs
La plupart des descriptifs des 32 indicateurs présents dans le guide se voient également apporter des modifications ou précisions.
Certains certificateurs ont d’ailleurs réalisé des annotations sur le guide de lecture, permettant de voir l’avant et l’après. C’est le cas par exemple de Certifopac.
À consulter également, l’excellent article de Sara Croüs, experte des sujets autours de Qualiopi, qui rentre dans le détail de ces modifications indicateur par indicateur.
Plusieurs éléments que l’on peut retenir de manière globale des modifications apportées par le guide :
Dans de nombreux indicateurs, les évolutions se concentrent sur la définition d’un terme ou une notion qui prêtait à confusion. Ainsi, pour l’indicateur 8, il est spécifié que le positionnement est un « procédé permettant de situer le bénéficiaire par rapport aux objectifs visés de la prestation en vue d’adapter la prestation au profil du bénéficiaire », ce que n’abordait pas la dernière version.
Certaines précisions règlementaires sont également apportées, comme par exemple la mention de l’article L. 6313-4 du Code du travail (indicateur 9) relatif aux aspects déontologiques des centres de bilan de compétences (CBC).
De nouvelles exceptions sont intégrées comme par exemple l’indicateur 12 (mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours) qui ne s’applique plus aux formations d’une durée de moins de 2 jours.
De nouveaux éléments de preuves sont ajoutés. C’est par exemple le cas pour l’indicateur 18 (coordination des intervenants) qui mentionne «planning des intervenants, comptes-rendus de réunions d’équipes, relevés des échanges avec les intervenants externes » ou l’indicateur 21 qui intègre la « vérification des certifications détenues par l’intervenant pour réaliser les tests psychotechniques » pour les CBC.
Du nouveau sur les formations certifiantes
Beaucoup de nouveautés se concentrent sur les certifications professionnelles, qu’elles soient enregistrées au RNCP ou au RS.
Les aspects les plus significatifs concernent notamment :
L’information communiquée au public (indicateur 1) qui doit mentionner « le libellé exact de la certification, le code RNCP/RS, le nom du certificateur et la date d’enregistrement de la certification. »
Des précisions sur les taux affichés relatifs à la certification, notamment le fait que le taux d’obtention doit être mis en parallèle du taux de présentation à l’examen (ex : 90 % de présentés, 80 % de certifiés). Le taux d’insertion professionnel doit, lui, être à la fois être global (les personnes en emploi) et spécifiques (ceux qui exercent dans les métiers cibles visés par la certification).
La conformité entre le référentiel de certification et celui de formation : sans doute pour être en cohérent avec le travail de contrôle de la CDC et de France compétences.
Ce dernier point est d’ailleurs intéressant, car il ouvre des possibles où un contrôle de la CDC pourrait invalider l’avis d’un auditeur Qualiopi sur l’adéquation entre les référentiels de formation et de certification. Des cas d’usage apparaitront sans doute prochainement…
La fin des évaluations par les financeurs ?
Raté.
C’est toujours un point de crispation et d’incompréhension de la part des certifiés ou aspirants certifiés : pourquoi solliciter des financeurs qui ne répondent jamais ?
Ce point n’a pas disparu, au regret de beaucoup, mais il est tout de même précisé dans l’indicateur 30 que la demande d’appréciations des financeurs n’est pas exigée à la fin de chaque prestation (heureusement !) mais doit être effectuée au moins une fois par an ou selon les modalités précisées par le financeur pour lui permettre de faire part au prestataire, s’il le souhaite, de ses observations sur son activité.
Et pour ceux qui ne souhaiteraient pas solliciter le financeur, ils peuvent désormais prouver qu’ils ont participé à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur. De nombreuses preuves ont ainsi été ajoutées comme le « comité de pilotage, webinaires, entretiens, comptes-rendus de réunions d’équipes, séminaires, sollicitation des financeurs, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations, recommandations issues d’un contrôle mené par le financeur, consultation des sites mis en place par les financeurs pour recueillir les appréciations des bénéficiaires (ex : Anotéa). »
Le handicap, toujours un sujet central du référentiel
La prise en compte du handicap a également été renforcée dans le guide.
Ainsi, l’indicateur 6 stipule qu’un candidat à la certification Qualiopi doit démontrer l’ « accessibilité ou [les] possibilités d’adaptation des modalités proposées aux apprenants en situation de handicap. ». Cette exigence fait fortement écho aux demandes de France compétences concernant les nouvelles demandes d’enregistrement de certification. On la retrouve également sur les modalités d’aménagement des examens en lien avec la situation de handicap (indicateur 16).
On peut également ajouter à cette liste non exhaustive que l’obligation de formation continue (indicateur 22) s’applique aussi au référent handicap, qui doit démontrer qu’il dispose de compétences et de connaissances actualisées (indicateur 26). Cela n’est pas révolutionnaire, mais a le mérite de préciser les choses.
En conclusion
Il est encore difficile de déterminer si ce nouveau guide de lecture tiendra ses promesses. En effet, seuls les retours d’expérience des certifiés et auditeurs, nous en apprendrons davantage sur ses bienfaits.
On ne peut toutefois que constater que des améliorations substantielles sur la forme et des précisions utiles sur le fond ont été réalisées. La plupart étaient demandées par les prestataires eux-mêmes.
Pour autant, le référentiel en lui-même demeure inchangé, ainsi que les exigences associées.
Ce guide de lecture demeure donc un outil pertinent et efficace pour quelqu’un qui rentrerait dans la démarche. Peut-être permettra-t-il à certain(e)s de faire l’économie d’un accompagnement en leur permettant de déchiffrer les attendus.
En revanche, pour ceux qui attendaient une révolution pour intégrer ou revenir dans la démarche – faute de nouveau décret qui transformerait la structure même du référentiel – celle-ci attendra.
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