Dans le secteur de la formation professionnelle, nous entendons presque uniquement parler de la certification Qualiopi, souvent perçue comme la montagne à gravir pour être reconnu comme organisme. Derrière elle se cache une première marche souvent négligée : le numéro de déclaration d’activité, ou NDA.
Latifa Amrane, consultante qualité pour la société Nayli, dont elle est la dirigeante, et formatrice de l’organisme de formation Quali Pôle, nous aide à y voir plus clair.
Un incontournable souvent mal compris
« Le NDA, c’est le socle. C’est une obligation légale, pas une option », rappelle Latifa. Pourtant, de nombreux porteurs de projets se lancent dans la formation professionnelle sans avoir conscience de cette nécessité. Le NDA est ce qui officialise l’activité de formation auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE). Sans lui, pas de formations éligibles aux financements publics ou mutualisés.
« On ne devient pas formateur professionnel simplement parce qu’on en a envie ou parce qu’on a une expertise, atteste Latifa Amrane. Il faut prouver qu’on a les moyens techniques, pédagogiques et administratifs de former. Et c’est le NDA qui permet cela. »
Des refus de plus en plus nombreux
Latifa observe une nette augmentation des refus de NDA, particulièrement dans certaines régions comme l’Occitanie, l’Île-de-France ou la région PACA. « Il y a un effet d’opportunité autour de la formation. Beaucoup de porteurs de projet se lancent, mais peu sont préparés. Résultat : les dossiers sont souvent incomplets ou incohérents. »
Les motifs de refus les plus courants ? Une convention mal rédigée, un programme de formation trop flou ou mal relié aux compétences du formateur, une absence d’assistance technique en cas de distanciel, ou encore des documents contractuels aux montants discordants. « Si votre facture indique 500 €, votre programme 400 € et votre convention 300 €, ça ne passe pas, témoigne la consultante qualité et formatrice. Et c’est normal. L’administration exige de la cohérence. »
Une première marche qui prépare déjà à Qualiopi
Si le NDA est une obligation à part entière, il partage pourtant de nombreux points communs avec les exigences Qualiopi. « En réalité, quand on prépare correctement son NDA, on prépare déjà en partie sa démarche qualité. Les critères d’éligibilité croisent souvent ceux des indicateurs Qualiopi. »
Latifa insiste : « Il faut que le besoin de l’apprenant soit identifié, que le programme soit structuré, que l’on sache comment les résultats seront évalués. Tout cela, c’est déjà du Qualiopi, sans en porter le nom. »
Anticiper, structurer, s’entourer, se former
Quatre conseils clés reviennent tout au long de l’échange avec Latifa, permettant la réussite de son dépôt de NDA :
- Anticiper : ne pas attendre d’avoir un client pour monter son dossier.
- Structurer son offre : proposer un programme clair et un dispositif pédagogique cohérent.
- S’entourer : ne pas hésiter à se faire accompagner par un consultant ou un outil de gestion adapté.
- Se former : comprendre les enjeux et les obligations, y compris ceux de Qualiopi.
« On peut tout à fait être autonome, à condition d’avoir pris le temps de s’informer, rassure Latifa. L’objectif, ce n’est pas de dépendre d’un consultant, mais de monter en compétences pour piloter son activité sereinement. »
Le rôle des outils de gestion
Latifa souligne l’importance d’utiliser des outils adaptés pour accompagner sa gestion de la qualité : « Un logiciel comme Digiforma est un garde-fou. Il alerte quand il manque un document, facilite la gestion des sessions, et surtout, structure les dossiers en lien avec les exigences du NDA comme de Qualiopi. »
Selon elle, beaucoup d’OF se perdent dans la paperasse, faute d’un outil qui centralise et guide les démarches. Elle voit, en outre, en Qualiopi et le NDA une véritable opportunité, soutenue par l’équipement d’un logiciel : « Ce n’est pas qu’une contrainte administrative. C’est une manière d’inscrire la qualité dans le quotidien, de professionnaliser sa structure. »
La sous-traitance, un sujet à part entière
La question de la sous-traitance revient régulièrement dans les audits. Là encore, tout est question de clarté et de traçabilité.
« Il faut que le contrat détaille les missions de chacun, du recueil du besoin à l’évaluation finale. Le lien de hiérarchie entre l’OF et le sous-traitant doit être explicite. » Et attention : le sous-traitant doit lui aussi être déclaré. Pas de place pour l’improvisation !
NDA : un sigle répondant à un grand enjeu
Au-delà des démarches initiales, le NDA s’inscrit dans la durée. Déclarations annuelles (BPF), suivi comptable, traçabilité, mise à jour régulière… « Ce n’est pas un dossier qu’on dépose une fois pour toutes. Il faut le faire vivre. Et chaque oubli peut coûter cher : perte du NDA, radiation, impossibilité de former. »
Latifa conclut toutefois sur une note positive : « Une fois qu’on a intégré la logique qualité, que ce soit via le NDA ou via Qualiopi, tout devient plus fluide. Ce n’est pas juste une contrainte : c’est un gage de sérieux et de pérennité. »
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